Aprende a diseñar tu propia factura en Excel

¡Hola a todos!

Hoy vuelvo con una entrada en la que llevo trabajando toda la semana. Se trata de un vídeotutorial en el que os explico paso a paso y muy despacito cómo podéis diseñar vuestra factura en Excel. Vais a ver que hay dos vídeos a lo largo de esta entrada, el primero es simplemente una versión a cámara rápida a modo de aperitivo, y el segundo es el tutorial completo con mis indicaciones. En este vídeo introductorio podéis ver rápidamente qué es exactamente lo que os voy a mostrar. Os recomiendo encarecidamente que lo veáis a pantalla completa y en HD, si es posible, así lo disfrutaréis más. Tras el vídeo, os dejo algunas indicaciones por escrito, aunque la información importante de todo el proceso la encontraréis dentro del vídeotutorial que os dejo al final de la entrada.

Vídeo introductorio

PROMO – Cómo diseñar tu factura en Excel de Rafael López en Vimeo.

1. ¿Por qué diseñar mi factura en Excel?

Como muchos ya sabéis, Excel es el programa para la creación y edición de hojas de cálculo de Microsoft. Se trata de una herramienta muy útil para tareas contables, financieras, estadísticas y numéricas en general. Nos permite automatizar tareas como por ejemplo la realización de cuentas, que es algo que nos va a permitir ahorrar mucho tiempo cada vez que tengamos que emitir una factura.

Gracias a Excel, cuando tengamos diseñado nuestro modelo de factura, cada vez que emitamos una solo tendremos que cambiar la información básica, como los datos del cliente, el concepto del encargo, el nº de palabras o la tarifa. Así,  todos los cálculos se realizarán de manera automática sin que nosotros tengamos que preocuparnos de nada más. Incluso podremos conseguir cosas como que se actualice la fecha de manera automática o exportar nuestra factura en PDF para entregarla directamente a nuestro cliente.

Excel también nos permite utilizar varias plantillas que ya vienen predeterminadas y que podéis utilizar directamente (solo hay que hacer clic en Archivo/Nuevo/Facturas y elegir la que más nos convenga). Sin embargo, en el videotutorial yo os enseño a crear vuestra propio modelo de factura desde 0.

2. ¿Qué información debe incluir una factura?

Por lo general, los datos que debe incluir una factura son los siguientes, si bien no todos son obligatorios:

  • Fecha: es importante incluirla para quede constancia del día en que se emitió la factura.
  • Número de factura: siempre es recomendable seguir un sistema de numeración que facilite la identificación de nuestras factoras.
  • Datos del emisor y del cliente: Razón social (nombre de la empresa o nombre y apellidos del trabajador autónomo), dirección postal, CIF o NIF (en función de si somos una empresa o autónomos. Si somos extranjeros, entonces tendremos que poner el NIE). Podemos añadir otros datos, que no son obligatorios, pero sí recomendables, como el teléfono, la dirección de correo electrónico, fax (si tenemos), página web (si tenemos).
  • Concepto: descripción breve del servicio prestado. Ha de ser clara y directa, para no generar dudas en el cliente sobre si contrató o no ese servicio.
  • Tarifa: la tarifa aplicada y sobre qué la aplicamos (por palabra, por página, tarifa mínima, etc.)
  • Precio unitario o coste parcial: se trata del importe, sin impuestos, del servicio que hemos prestado.
  • IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido. Tiene que figurar siempre en la factura, independientemente de quién la emita. Actualmente está en el 21%.*
  • IRPF: Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas: actualmente está en el 21% para autónomos y seguirá en esa cifra hasta el 31 de diciembre de este año.*
  • Importe total: La cantidad final que deberá pagar el cliente, que deberá incluir todos los impuestos fiscales.

Y, como comentario personal, es recomendable que la factura tenga un diseño profesional y que nos haga quedar bien ante el cliente. No hay que olvidar que la imagen también es un elemento importante.

*Para los que queráis obtener más información sobre los impuestos fiscales, os dejo la dirección de la web oficial de la Agencia Tributaria donde podéis consultar todo lo relativo a ellos:

3. Videotutorial

Aquí tenéis el vídeotutorial que he confeccionado. Los que hayáis visto el vídeo introductorio ya os habréis hecho una idea de cómo va la cosa. En el siguiente vídeo os explico paso a paso todo el proceso que habéis visto a cámara rápida en el vídeo del principio. Espero que os guste y, sobre todo, que os sea útil. Os recomiendo encarecidamente que lo veáis a pantalla completa y en HD. Ya me contaréis.

Cómo diseñar tu factura en Excel – Blog Jugando a Traducir de Rafael López en Vimeo.

¡Hasta la próxima!

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Vivirparatraducirlo (@Rociosubmart)Francisco Javier CrespoRaquelLeopoldoPatricia Cano Autores recientes
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[…] llevaba tiempo grabando videotutoriales para los cursos y talleres que estaba impartiendo (y para el blog), así que cuando hablamos por primera vez de crear Traduversia, ambos teníamos una visión muy […]

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[…] «Aprende a diseñar tu propia factura en Excel», en el blog Jugando a traducir. […]

Vivirparatraducirlo (@Rociosubmart)
Invitado

Bueno no voy a repetir lo que ya todos dijeron, pero las GRACIAS sí. Felicidades por el blog que acabo de descubrir y que voy a seguir incondicionalmente.

Francisco Javier Crespo
Invitado

Muy buenas Rafael ^^

Una entrada genial; desde luego para asuntos como estos es mucho más llevadero aprender con un buen vídeo tutorial como el tuyo ;). Me ha sido muy útil, y me he tomado la libertad de incluir un enlace al mismo en un post sobre Excel para traductores de mi blog.

Muchas gracias por el aporte, ¡y un saludo!

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[…] haber publicado varias entradas formativas en el blog (esta, esta o esta), en junio inicié mi actividad como docente en AulaSIC, con quienes he podido […]