Siete claves para afrontar con éxito tu primer encargo de traducción

Una de las primeras preocupaciones que nos surgen cuando iniciamos nuestra andadura en el mercado profesional de la traducción es la de cómo enfrentarnos a nuestros primeros encargos. Como ya vimos en el blog, al terminar la carrera es realmente complicado echar a andar si no hemos tenido la oportunidad de ponernos a prueba. Además, darse de alta de autónomo justo al terminar la carrera suele considerarse una opción arriesgada, ya que puede haber carencias en aspectos básicos como la productividad, la gestión del tiempo, la elección de tarifas o la atención al cliente. He aquí algunas claves para que consigas salir de airoso de tu primer encargo:

1. Cuida la comunicación con tu cliente

association-communication-peytonbolinNormalmente, los encargos comienzan con un proceso de diálogo entre el traductor y el cliente. En esta fase inicial, es fundamental que demostremos profesionalidad y seguridad al comunicarnos con él. Para ello, nada como cuidar al máximo nuestra redacción y nuestra ortografía y ortotipografía. Somos traductores, así que eso implica que todos nuestros mensajes deben ser impecables.

Para darle un punto profesional a nuestro mensaje, puede ser muy interesante añadir una firma personalizada. Si disponemos de Outlook o Gmail, esta será una tarea bien sencilla. Si queremos potenciar más aún las características de nuestra firma, también podemos utilizar aplicaciones externas como WiseStamp, que nos permite añadir imágenes especiales e iconos de nuestras redes sociales, entre otras muchas funciones.

Como recomendación personal, os aconsejo contratar un dominio .com que incluya una dirección de correo personalizada del tipo «micorreo@micorreo.com». Un correo con dominio propio nos ayudará a dar una imagen más seria y profesional a nuestro(s) cliente(s). Si no nos gusta el gestor de correo por defecto de nuestro dominio, siempre podremos vincular nuestra cuenta de correo a Outlook o Gmail, lo cual es ideal si ya estamos acostumbrados a trabajar con estas herramientas o si ya tenemos otras cuentas de correo y no queremos tenerlas desperdigadas por la red.

2. Evalúa bien la naturaleza del encargo y las necesidades del cliente

INVESTIGAREn esta fase inicial en la que todavía nos hallamos, es muy posible que el cliente nos mande uno o varios archivos sobre los que tendremos que trabajar posteriormente. Este nos comentará brevemente qué necesita, pero es muy probable que no nos dé toda la información que nosotros necesitamos.

Es, por tanto, nuestra misión asegurarnos de que entendemos bien las necesidades y las instrucciones de nuestro cliente. Para ello, una buena estrategia puede ser enviarle un mensaje de confirmación a nuestro cliente que incluya las condiciones pactadas y un listado con las tareas y objetivos del proyecto. Lo normal en estos casos será acordar aspectos como los siguientes:

  • Direccionalidad de la traducción (por ejemplo, inglés>español),
  • Formato de entrega de los archivos,
  • Finalidad de uso del texto,
  • Tarifa o presupuesto,
  • Fecha de entrega.

Tampoco podemos olvidarnos de descargar los archivos que nos haya enviado nuestro cliente y analizarlos en profundidad para asegurarnos de que son los correctos y que no hay ningún tipo de problema con ellos. Lo normal es que el material sea óptimo, pero puede ocurrir que nos manden archivos en formatos que no podamos abrir o que sean problemáticos. De ser así, tendremos que informar a nuestro cliente del problema y pedirle que nos envíe unos archivos que sí podamos manipular.

También es conveniente analizar la temática del texto del encargo. Debemos ser honestos y valorar cuidadosamente si dicha especialidad entra dentro de nuestras posibilidades. En ese sentido, no será lo mismo traducir un folleto turístico que un manual sobre ingeniería portuaria. Si el texto es demasiado especializado y no nos vemos capaces, quizá lo más inteligente sea dejarlo ir o, en todo caso, buscar a un traductor experimentado que pueda ayudarnos o revisarnos.

3. Acuerda una tarifa adecuada desde el primer momento

calculadora-en-mano-femenina-9793294Muchas veces, las prisas iniciales y el ansia por coger el encargo pueden hacer que nos olvidemos de acordar una tarifa con nuestro cliente. Además, al ser este nuestro primer encargo de traducción, es muy probable que no tengamos muy claro cómo presupuestarlo.

Pues bien, actualmente, las tarifas que manejan las agencias y los profesionales de la traducción oscilan entre los 0,04 € por palabra (una cantidad bastante baja, por cierto) y los 0,12 € por palabra. Es posible que incluso haya traductores con un caché más elevado, aunque según mi experiencia lo «normal» suele ser cobrar entre 0,06 € y 0,10 € por palabra. Huelga decir que, cuanto más alta pueda ser nuestra tarifa, mejor para nosotros.

Si ofrecemos otros servicios adicionales (revisión, maquetación, localización, diseño, etc.), quizá pueda ser interesante hacer un desglose por tareas en nuestro presupuesto y aplicar una tarifa diferente para cada una de ellas. Para ello, puede ser muy interesante generar un presupuesto sencillo en Excel para enviárselo a nuestro cliente.

En mi opinión, la clave para encontrar una tarifa adecuada suele depender de aspectos como la productividad o el ritmo de trabajo (si quieres saber más sobre el tema, te recomiendo que le eches un vistazo a la ponencia que dio Juan Yborra en el pasado Eneti). Lo ideal sería aplicar una tarifa que fuera rentable para nosotros y atractiva para nuestro cliente. En el caso de que no logremos llegar a un acuerdo inicial, quizá pueda ser interesante abrir una vía de negociación hasta encontrar una tarifa que sea aceptable para ambas partes. A mí, esa flexibilidad me ha ayudado a conseguir clientes que a la larga han resultado ser muy rentables, pero bien es cierto que debemos andarnos con ojo para no rebajar demasiado nuestro caché, pues una vez lo bajemos será realmente complicado volver a subirlo (sobre todo con este cliente en cuestión). Por supuesto, si la tarifa nos parece irrisoria, lo mejor será rechazar el encargo. Como ya comentamos en el blog, la dignidad debe ser siempre una prioridad.

4. Planifica bien tu tiempo

timetoplanUno de los principales problemas que surgen cuando empezamos es que no somos conscientes del tiempo real que puede llevarnos completar un encargo. Esto es algo que da la experiencia, pero un buen método es ir apuntando referencias de nuestro ritmo de trabajo. Por ejemplo, cuánto tiempo nos lleva traducir las primeras 1.000 palabras del encargo. Una vez tengamos claro cuál es nuestro ritmo de trabajo, podremos planificar mejor nuestro tiempo. De esta forma, si la traducción que nos han encargado tiene 10k, podremos hacer un cálculo aproximado de cuánto puede llevarnos terminarla.

También puede ser interesante ponernos un horario de trabajo. Cuando yo empecé, no solía trabajar en un horario fijo, sino que empezaba a trabajar directamente cuando recibía cada proyecto y, a partir de ahí, improvisaba todo lo demás. Sin embargo, con el tiempo me di cuenta de que necesitaba un cambio para tener más estabilidad y un mayor equilibrio entre el trabajo y el resto de cosas. Para ello, nada como fijar un horario diario de 8 horas, con los descansos correspondientes para comer o despejar la mente, que nos permita llevar un ritmo de vida equilibrado. Parece que no, pero con el tiempo esto se agradece bastante.

5. Si hay problemas o te surgen dudas, pregunta

2014-Ask-a-QuestionEs muy probable que, una vez comiences con el encargo, te surjan dudas o se te presenten algunos problemas. El miedo inicial o la desconfianza pueden hacer que no te atrevas a preguntar (no vaya a ser que el cliente dude de nosotros), pero, en realidad, probablemente sea lo mejor que puedas hacer. Según mi experiencia, muchos de los problemas que surgen en un proyecto se pueden resolver buscando una solución de forma conjunta con el cliente, o realizando consultas para saber su opinión (sobre todo si se trata de cuestiones técnicas).

Si consideras que tu cliente no podrá ayudarte a resolver la duda o el problema que te haya surgido (sobre todo si dichas dudas son de tipo traductológico), entonces quizá sea buena idea pedir una segunda opinión a algún compañero traductor con el que tengas confianza. Personalmente, nunca he sido demasiado partidario de los amiguismos o el colegueo, pero si se trata de una consulta muy concreta (y breve) no debería haber ningún problema, sobre todo si hay confianza entre ambas partes. Otra opción puede ser dejar una consulta en foros temáticos como los de Proz.com o Forotraducción

Para este tipo de cuestiones, a mí me gusta tener una libretita en la mesa para ir anotando todos los problemas y dudas que van surgiendo conforme avanzo en cada uno de mis proyectos. Es realmente útil y práctico, pues muchas veces los proyectos son tan extensos que la labor de añadir comentarios dentro de los documentos puede ser demasiado tediosa. Una vez los tienes anotados, será mucho más fácil recordarlos y podrás escribir a tu cliente o llamarle para explicarle los problemas de forma ordenada.

6. Cumple con la fecha de entrega marcada por el cliente

deadline-clockQuizá os parezca una perogrullada, pero es evidente que buena parte de la satisfacción final de nuestro cliente dependerá de que cumplamos con la fecha de entrega que nos haya marcado. De nada nos servirá haber hecho un trabajo impecable si lo entregamos tarde.

La clave para no fallar en la entrega depende sobre todo de los puntos 2 y 4. Es importante que sepamos valorar desde el primer momento si vamos a ser capaces de cumplir con la fecha de entrega que nos proponga el cliente y, para ello, es fundamental que sepamos evaluar el volumen del encargo y contrastarlo con nuestro ritmo de trabajo. Si en ese momento consideramos que la fecha de entrega es demasiado ajustada para nosotros, podemos proponerle al cliente otra fecha alternativa (hay ocasiones en las que los clientes pueden ser flexibles).

Una vez esté pactada la fecha, hay que evitar los retrasos en la entrega a toda costa. En el supuesto caso de que el proyecto tenga que retrasarse por motivos de fuerza mayor (es posible que surja algún problema técnico que tenga que resolver nuestro cliente o una tercera parte), es conveniente avisar lo antes posible de la incidencia para intentar solucionarlo antes del día de la entrega.

A la hora de hacer la entrega, hay que asegurarse de enviar todos los archivos que solicite el cliente y seguir sus instrucciones. Es posible que el cliente pida que se envíen varios archivos en diferentes formatos o incluirlos dentro de una estructura de carpetas concreta (por poner un par de ejemplos comunes). Sea como sea, tenemos que asegurarnos de que el envío sea perfecto.

7. Asegúrate de que tu cliente quede satisfecho tras la entrega

Cliente SatisfechoUna de las máximas que me gusta aplicar en mi trabajo es que los proyectos no terminan cuando se envían los archivos de vuelta, sino cuando el cliente manifiesta que todo está correcto. Por ello, al enviar nuestro proyecto (o tras haberlo enviado), podemos pedirle al cliente que nos confirme si todo está en orden y ofrecernos para realizar todos los cambios que sean necesarios a posteriori.

De esta forma, podremos asegurarnos de que nuestro cliente quedará satisfecho al 100%, pues si hay algo que no le guste o con lo que no esté de acuerdo podremos arreglarlo sobre la marcha. Quizá esto pueda retrasar algo más el cierre del proyecto, pero merecerá la pena ya que todas las partes quedarán contentas con el resultado final. Y nunca se sabe, pero quizá gracias a haberte interesado tanto por su satisfacción vuelva a contar contigo para un proyecto futuro.

Conclusión

Ya veis que casi todas las recomendaciones están muy relacionadas con el apartado de atención al cliente. Cuando nos incorporamos al mercado laboral, todavía no tenemos la perspectiva de que, efectivamente, estamos trabajando para un cliente, por lo que el «éxito final» no dependerá de la nota académica que nos pongan, sino de la satisfacción final del mismo. En ese sentido, podríamos decir que un cliente satisfecho podría ser el equivalente de un sobresaliente académico.

Evidentemente, la atención al cliente no lo es todo, así que también tendremos que esforzarnos en ofrecer un trabajo de calidad que esté a la altura de lo que se nos exige. Para ello, nada como esforzarnos al máximo para dar lo mejor de nosotros mismos. Solo así podremos quedarnos satisfechos nosotros también con nuestro trabajo, lo cual, dicho sea de paso, también es importante.

Así que nada, ¡a por todas!

PortadaClavesEncargo

¡Hasta la próxima!

 

Rafael López Sánchez

Rafael López Sánchez

Traductor profesional (EN/IT>ES) especializado en traducción audiovisual, localización, diseño y maquetación. He traducido series, películas y documentales emitidos en cine, televisión y canales de Internet. Imparto cursos online sobre mis especialidades en Traduversia y participo como ponente en congresos y eventos de traducción.
Rafael López Sánchez
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