Apúntatelo que se te olvida: sobre destrezas de organización

«Apúntatelo que se te olvida». Creo que me lo dijo un gran amigo mío hace tiempo. Yo le dije que no lo necesitaba mientras me señalaba la frente con el dedo índice. Ja. Iluso. Ingenuo. ¡Insensato!

La memoria es como la muerte, sabes que está ahí acechando pero nunca piensas que vas a ser la siguiente víctima. Confías en ti porque nunca has necesitado nada ni a nadie que te recordara lo que tenías que hacer, e incluso en tu mente eras capaz de tener organizado todo el proceso para llevar esa tarea a buen puerto.

Pero, antes o después, siempre, siempre llega el día en el que la cabeza y la memoria dejan de funcionar coordinadamente, bien por sobrecarga de trabajo, bien por un despiste (a cualquier le puede pasar), bien por X factor.

Pues eso, a mí me han pasado las dos cosas en menos de una semana. La verdad es que te sientes fatal porque tienes la sensación de no haberte organizado bien, o de no haber tenido la cabeza donde tenías que tenerla, pero no creo que ese sea el verdadero problema.

El verdadero problema es que no siempre somos capaces de detectar el momento en el que realmente necesitamos dedicar tiempo a la organización. Hasta la fecha, había hecho varios intentos de usar agendas, pero siempre pensaba que era una pérdida de tiempo, porque tenía que dedicar 10 o 15 minutos para actualizarla y otros 10 o 15 minutos para organizarme. En mi opinión, cuando las tareas que tienes que hacer no son muchas, o crees que no son las suficientes como para plantearte usar una agenda, entonces deja de tener sentido. Sin embargo, cuando llega un momento en el que se te empiezan a juntar tareas y trabajos de varios frentes (casa, trabajo, proyectos, compromisos, etc.), entonces sí empieza a merecer la pena este sistema.

Así que, después de toda esta reflexión, decidí que tenía que poner algún tipo de solución. Primero recurrí a las famosas “To-Do Lists“, listas diarias de tareas que tenemos que hacer y que, por alguna razón, crean una enorme satisfacción personal cada vez que logras tachar o poner una a alguna de las tareas que has apuntado. Además, permiten establecer prioridades, ya que puedes ordenar las tareas según su importancia o la urgencia con la que deben realizarse. Crean motivación, pero también estrés, sobre todo si apuntas demasiadas cosas en la lista y no eres capaz de hacerlas todas en el plazo que te has marcado. Estas listas son una forma muy interesante de evitar la procrastinación, pero también es muy sencillo que acaben traspapeladas si dejamos de prestarles atención por ser demasiados ambiciosos a la hora de redactarlas.

Otro método es utilizar las agendas de toda la vida. Sin embargo, no es mi método preferido, precisamente. Aunque he de reconocer abiertamente que envidio y, al mismo tiempo, admiro a aquellas personas que son capaces de llevar una agenda impoluta y tan bien escrita y ordenada que bien parece una obra de arte. Para llevar una agenda correctamente es importante desarrollar habilidades de organización, gestión y planificación. Muchos creen que esto es algo que se adquiere con la práctica, pero yo creo que son destrezas que no son tan fáciles de desarrollar y que están muy infravaloradas. Tengo contactos dentro del mundo de la organización de eventos y he tenido la oportunidad de verlos trabajar, por lo que puedo dar fe de que ver a profesionales como ellos llevar agendas, planear órdenes del día, gestionar encargos, envíos, correo, etc. es un auténtico espectáculo y que tiene un gran mérito.

Otras alternativas son los medios electrónicos como las aplicaciones de agendas y calendarios para PC (Sunbird, Essential PIM, Google Calendar, etc.), pero tienen el defecto de que, una vez instaladas en tu ordenador, solo puedes consultarlas en él. Así que, a no ser que tengas un portátil y lo lleves siempre contigo, o que trabajes en un puesto fijo y no necesites mover la agenda, tampoco son la mejor opción.

También apliqué otros métodos como elaborar listas de pros y contras, ventajas e inconvenientes, post-its, recordatorios, mensajes y avisos al correo, alarmas en el móvil, y un largo etcétera.

Todos estos métodos están muy bien y son muy útiles. Pero hay que tener presente que no dejan de ser medios y fines que muchas veces aplicamos sin haber detectado primero el verdadero problema. Bien aplicados, pueden sernos de gran ayuda. Pero, en mi opinión, primero es más importante analizar nuestro problema y, posteriormente, desarrollar de manera equilibrada las siguientes cualidades (o detectar cual de ellas es la que falla): concentración, memorización, priorización, toma de decisiones y gestión del tiempo:

Concentración: la concentración es muy importante para poder quedarnos con los detalles  más importantes de las tareas que tengamos que hacer. Hay que mantener la mente activa, ser capaces de detectar la información relevante, prestar atención y saber en todo momento en qué momento estamos, y a donde vamos. En el caso de que nos cueste trabajo mantener la concentración, hay varias técnicas y métodos que permiten potenciarla: las tradicionales y más conocidas son el uso de tapones para aislarnos del ruido o mirar fijamente durante unos segundos algún punto de la pared, o fijarnos en algún cuadro, cerrar los ojos, y después intentar recordar durante unos segundos los elementos que habían en él. Estos métodos están bien, aunque yo puedo recomendaros el mío propio, que consiste en echar una partida de ajedrez antes de empezar a trabajar a modo de calentamiento para empezar con la mente a tope (también sirven otros juegos como el sudoku o el mahjong, pero es importante mantenernos todo el rato concentrados en el juego).

Memorización: el olvido es el peor enemigo de una correcta organización. Aunque la memoria falle, es interesante ejercitarla y mantenerla activa para poder desenvolvernos con agilidad a la hora de tener presentes las cosas que tenemos que hacer. Si no somos capaces de memorizarlo todo, entonces sí que puede ser una buena opción apuntarnos lo que tenemos que hacer para que no se nos olvide. De hecho, aunque confiemos en que no se nos olvidará, es recomendable apuntarlo por si acaso (nota mental: “apúntatelo que se te olvida”). Dentro de este apartado sí podría ser útil el uso de agendas con fines recordatorios (pero sin llegar a hacernos esclavos de ellas), aunque es importante estar alerta porque las agendas, que sepamos, “no hablan” así que hay que tener siempre presente lo que hay que hacer en cada momento. Las To-do lists y el uso de post-its también sirven como recordatorios, pero sin volvernos locos.

Priorización: es muy importante ser capaces de establecer prioridades antes de afrontar nuevas tareas. Gracias a la priorización podremos mejorar nuestros resultados, conseguir metas y mantener una motivación alta, que es clave para seguir adelante con el resto de tareas. Las “to-do lists” son realmente útiles para estos fines. A mí me han ayudado durante muchos años para organizarme ya fuera en la universidad con diferentes asignaturas, trabajos y exámenes, o en el trabajo a la hora de decidir qué trabajo debía comenzar primero. Es tan sencillo como escribir una lista del 1 al X (donde la X es el número total de cosas que tienes que hacer) e intentar ordenarlas de manera jerárquica por orden de importancia.

Toma de decisiones: Tomar una decisión puede ser una tarea sencilla o muy complicada, según el momento y la situación en la que nos encontremos. Uno de nuestros mayores problemas es que solemos quedarnos atascados sin saber qué hacer en muchas situaciones. Se me viene a la cabeza el clásico ejemplo, de cuando sales con tus amigos, decís de ir a otro sitio y, una vez en la calle, nadie sabe para donde ir y resulta que de repente a todo el mundo le da igual. Esto pasa con todo, el truco para superar este tipo de situaciones es activarse y echar andar. No podemos permitir nunca que una decisión sobre una cuestión sencilla se lleve más tiempo del necesario. A la hora de tomar decisiones más importantes, hay que desarrollar un juicio y una capacidad analítica que nos permitan valorar las ventajas y los inconvenientes de tomar o no una determinada decisión. Para estos casos puede ser muy interesante elaborar un listado de pros y contras. Esto nos permitirá analizar de una manera más objetiva, ordenada y visual los puntos más relevantes de dicha decisión.

Gestión del tiempo: el tiempo es el factor matemático dentro de esta ecuación sobre la organización. Debemos ser capaces de hacer todo lo que nos propongamos en X tiempo. Muchas veces X puede ser ampliable pero, por lo general, es importante acostumbrarnos a cumplir con los plazos que nos propongamos (y nosotros, como traductores que somos, con más motivo). Para conseguirlo, puede ser interesante  realizar un plan del día al inicio de cada jornada de trabajo, algo que podemos apuntar en nuestra agenda o incluso en un papel junto a nuestra to-do list (además, si os van los retos, podemos intentar asignar un tiempo orientativo para cada tarea e intentar cumplirlo).

Rafael López Sánchez

Rafael López Sánchez

Traductor profesional (EN/IT>ES) especializado en traducción audiovisual, localización, diseño y maquetación. He traducido series, películas y documentales emitidos en cine, televisión y canales de Internet. Imparto cursos online sobre mis especialidades en Traduversia y participo como ponente en congresos y eventos de traducción.
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4 comentarios
  1. Pablo Bouvier
    Pablo Bouvier Dice:

    ¡Excelente entrada! Lo que acabas de describir se parece mucho al GTD (Getting things done) de Allen, si exceptúamos el tema de la priorización. Creo que, en cuanto a organización, existen dos tipos de personas: las que pasan de lo genérico a lo específico y las que pasan de lo específico a lo genérico. Un servidor pertenece a este último grupo y necesita apuntárselo todo para, luego, poder tener una visión global, ir agrupando tareas por lugares, fechas, etc. Soy incapaz de hacerlo al revés.

    Por eso utilizo un sistema mixto que, al menos a un servidor, le da muy buen resultado y os ánimo a probarlo: https://kanbanflow.com/ . Es una mezcla de kanban+GTD, pero tiene dos ventajas importantes sobre la mayoría del resto de aplicaciones:

    a) permite desplazar una tarea a otra fecha, simplemente arrastrándola. Para mí, esto es pefectamente legítimo, cuando, por los motivos que sea, sea legítimo cambiar las prioridades. Por ejemplo, traducciones urgentes vs. traducciones normales, etc..

    b) tiene la opción de configurar que nos envíe un recordatorio por correo electrónico cuando no seha marcado un tarea como finalizada, con lo cual difícilmente se nos pasará nada por alto.. Ah, y también permite indicar cuanto nos cuesta o nos aporta económicamente cada tarea…

    El resto de ventajas, os dejo que las descubráis por vuestra propia cuenta.: 🙂

    Responder
    • raflo
      raflo Dice:

      ¡Hola, Pablo!

      Muchas gracias por tu comentario. Son muy prácticas tus observaciones y muy enriquecedoras para el post.

      Estoy totalmente de acuerdo en tu abstracción sobre el los tipos de personas. Yo, a día de hoy, creo que pertenezco al primer grupo, aunque estoy intentando pasarme al segundo, porque a veces una visión tan general de las cosas nos ciega a la hora de decidir qué cosas concretas son verdaderamente más importantes.

      Tomo nota de ese maravilloso sistema mixto al que haces referencia. Le echaré un vistazo. Estoy seguro de que me será muy útil para organizarme mejor y mejorar mis “organizational skills”.

      ¡Un saludo!

      Responder
  2. bgarque
    bgarque Dice:

    Muy bueno y muy cierto… Me ha encantado lo de que muchas listas de tareas producen estrés… A mí me pasa no sé si por exceso de ambición o de ingenuidad! 😛 en cualquier caso es algo que hay que solucionar de manera personal ya que juega un papel crucial en la productividad sana del profesional. Muchas gracias por este post, Rafael.

    Responder
    • raflo
      raflo Dice:

      ¡Gracias, Bea!

      Efectivamente. Algunos de nosotros pretendemos ser muy organizados y queremos abarcarlo todo. Nadie puede negar la responsabilidad y el compromiso pero, a la hora de la verdad, estas aptitudes pueden volverse en nuestra contra y desembocar en estrés por la falta de una organización adecuada.

      Muchas gracias a ti por tomarte la molestia de leerlo.

      ¡Un beso!

      Responder

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