Aprende a diseñar tu propia factura en Excel

¡Hola a todos!

Hoy vuelvo con una entrada en la que llevo trabajando toda la semana. Se trata de un vídeotutorial en el que os explico paso a paso y muy despacito cómo podéis diseñar vuestra factura en Excel. Vais a ver que hay dos vídeos a lo largo de esta entrada, el primero es simplemente una versión a cámara rápida a modo de aperitivo, y el segundo es el tutorial completo con mis indicaciones. En este vídeo introductorio podéis ver rápidamente qué es exactamente lo que os voy a mostrar. Os recomiendo encarecidamente que lo veáis a pantalla completa y en HD, si es posible, así lo disfrutaréis más. Tras el vídeo, os dejo algunas indicaciones por escrito, aunque la información importante de todo el proceso la encontraréis dentro del vídeotutorial que os dejo al final de la entrada.

Vídeo introductorio

PROMO – Cómo diseñar tu factura en Excel de Rafael López en Vimeo.

1. ¿Por qué diseñar mi factura en Excel?

Como muchos ya sabéis, Excel es el programa para la creación y edición de hojas de cálculo de Microsoft. Se trata de una herramienta muy útil para tareas contables, financieras, estadísticas y numéricas en general. Nos permite automatizar tareas como por ejemplo la realización de cuentas, que es algo que nos va a permitir ahorrar mucho tiempo cada vez que tengamos que emitir una factura.

Gracias a Excel, cuando tengamos diseñado nuestro modelo de factura, cada vez que emitamos una solo tendremos que cambiar la información básica, como los datos del cliente, el concepto del encargo, el nº de palabras o la tarifa. Así,  todos los cálculos se realizarán de manera automática sin que nosotros tengamos que preocuparnos de nada más. Incluso podremos conseguir cosas como que se actualice la fecha de manera automática o exportar nuestra factura en PDF para entregarla directamente a nuestro cliente.

Excel también nos permite utilizar varias plantillas que ya vienen predeterminadas y que podéis utilizar directamente (solo hay que hacer clic en Archivo/Nuevo/Facturas y elegir la que más nos convenga). Sin embargo, en el videotutorial yo os enseño a crear vuestra propio modelo de factura desde 0.

2. ¿Qué información debe incluir una factura?

Por lo general, los datos que debe incluir una factura son los siguientes, si bien no todos son obligatorios:

  • Fecha: es importante incluirla para quede constancia del día en que se emitió la factura.
  • Número de factura: siempre es recomendable seguir un sistema de numeración que facilite la identificación de nuestras factoras.
  • Datos del emisor y del cliente: Razón social (nombre de la empresa o nombre y apellidos del trabajador autónomo), dirección postal, CIF o NIF (en función de si somos una empresa o autónomos. Si somos extranjeros, entonces tendremos que poner el NIE). Podemos añadir otros datos, que no son obligatorios, pero sí recomendables, como el teléfono, la dirección de correo electrónico, fax (si tenemos), página web (si tenemos).
  • Concepto: descripción breve del servicio prestado. Ha de ser clara y directa, para no generar dudas en el cliente sobre si contrató o no ese servicio.
  • Tarifa: la tarifa aplicada y sobre qué la aplicamos (por palabra, por página, tarifa mínima, etc.)
  • Precio unitario o coste parcial: se trata del importe, sin impuestos, del servicio que hemos prestado.
  • IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido. Tiene que figurar siempre en la factura, independientemente de quién la emita. Actualmente está en el 21%.*
  • IRPF: Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas: actualmente está en el 21% para autónomos y seguirá en esa cifra hasta el 31 de diciembre de este año.*
  • Importe total: La cantidad final que deberá pagar el cliente, que deberá incluir todos los impuestos fiscales.

Y, como comentario personal, es recomendable que la factura tenga un diseño profesional y que nos haga quedar bien ante el cliente. No hay que olvidar que la imagen también es un elemento importante.

*Para los que queráis obtener más información sobre los impuestos fiscales, os dejo la dirección de la web oficial de la Agencia Tributaria donde podéis consultar todo lo relativo a ellos:

3. Videotutorial

Aquí tenéis el vídeotutorial que he confeccionado. Los que hayáis visto el vídeo introductorio ya os habréis hecho una idea de cómo va la cosa. En el siguiente vídeo os explico paso a paso todo el proceso que habéis visto a cámara rápida en el vídeo del principio. Espero que os guste y, sobre todo, que os sea útil. Os recomiendo encarecidamente que lo veáis a pantalla completa y en HD. Ya me contaréis.

Cómo diseñar tu factura en Excel – Blog Jugando a Traducir de Rafael López en Vimeo.

¡Hasta la próxima!

Rafael López Sánchez

Rafael López Sánchez

Traductor profesional (EN/IT>ES) especializado en traducción audiovisual, localización, diseño y maquetación. He traducido series, películas y documentales emitidos en cine, televisión y canales de Internet. Imparto cursos online sobre mis especialidades en Traduversia y participo como ponente en congresos y eventos de traducción.
Rafael López Sánchez
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19 comentarios
  1. Francisco Javier Crespo
    Francisco Javier Crespo Dice:

    Muy buenas Rafael ^^

    Una entrada genial; desde luego para asuntos como estos es mucho más llevadero aprender con un buen vídeo tutorial como el tuyo ;). Me ha sido muy útil, y me he tomado la libertad de incluir un enlace al mismo en un post sobre Excel para traductores de mi blog.

    Muchas gracias por el aporte, ¡y un saludo!

    Responder
  2. Raquel
    Raquel Dice:

    Mi padre es autónomo de los de promoción de boca a boca y facturación de papel y lápiz. Últimamente le están pidiendo cada vez más las empresas para las que trabaja que se vaya modernizando. No tiene suficiente dinero como para contratar a alguien que le lleve los papeles y mucho menos tiempo y ánimos para familiarizarse con las “nuevas tecnologías”
    Al final he acabado yo llevando la contabilidad, hacienda, seguridad social, caprichos varios y un largo etc de tareas no remuneradas. Se podría decir que mi ardua labor es traducir el idioma y las ideas de la edad del bronce, al de la era de la información y viceversa.
    A parte de esto, trabajo (doy gracias) como recepcionista de averías informáticas, y mis conocimientos son bastante más limitados de lo que me gustaría, mucho menos de contabilidad…
    Por ello quiero agradecerte este artículo. Me ha servido de mucha ayuda.
    También he de confesarte que el diseño/distribución lo he modificado a gusto del consumidor. Pero sobre todo decirte que gracias a tu vídeo he aprendido a utilizar formulas excel (a pesar de saber de su existencia, y función no las había necesitado y por ello usado nunca)
    Un saludo!

    Responder
  3. Leopoldo
    Leopoldo Dice:

    Muy valioso el aporte, que si he tenido que portar esto a Libreoffice Calc, una herramienta igual de potente y sobre todo «libre», ese es creo su mayor mérito.Creo que cosas como estas pueden manejarse sobradamente para una pyme o negocio familiar, sin infringir normas y con un plus moral 😉

    Saludos.

    Responder
  4. Patricia Cano
    Patricia Cano Dice:

    Muchas gracias, Rafael.
    Esta entrada me ha ayudado muchísimo. Como dice el refrán, me ha venido como anillo al dedo je, je.
    Siempre estoy pendiente de tus entradas porque, desde luego, no tienen desperdicio.
    Enhorabuena por tu blog y por el trabajo que haces.

    Responder
    • Rafael López
      Rafael López Dice:

      ¡Hola, Patricia!

      Me alegro mucho de que la entrada te haya sido útil. De eso se trata. Lo difícil va a ser seguir haciendo entradas que sean igual de útiles, pero seguiré esforzándome para que así sea.

      Muchas gracias por tus amables palabras, me dan ánimo para seguir escribiendo. Espero que en el futuro vengan entradas todavía mejores.

      ¡Un saludo!

      Responder
      • Patricia Cano
        Patricia Cano Dice:

        Rafael, estoy segura de que sí.

        Te sigo en Twitter para estar siempre al corriente de lo que vas publicando. No todo pueden ser increíbles tutoriales que a más de uno nos salvan la vida, pero desde luego que todas tus entradas son enriquecedoras y con mucha “miga”.

        Como buenos traductores nos gusta seguir aprendiendo y saber de todo un poco, y tú contribuyes a ese aporte de información.

        ¡Un saludo!

        Responder
    • Rafael López
      Rafael López Dice:

      ¡Hola, Sanela! Gracias por animarte a comentar. Para mí es una gransatisfacción poder hacer entradas como esta y comprobar que luego os son útiles. Pásate por aquí cuando quieras.

      ¡Un saludo!

      Responder
    • raflosa
      raflosa Dice:

      ¡Hola, Lara!

      ¡Ja, ja, ja! ¿Quién me ha visto y quién me ve, verdad? 🙂

      Muchísimas gracias por tus amables palabras. Hago lo que puedo.

      Me alegra que te guste el blog. Ya te comentaré pronto algunas cosillas al respecto ;-). Espero que te vaya todo genial por China. Para mí es todo un placer que me leas desde allí.

      ¡Un abrazo!

      Responder

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